HƯỚNG DẪN THÀNH LẬP HỒ SƠ LƯU NĂM HỌC 2018-2019

Nhằm đảm bảo yêu cầu thiết lập hồ sơ minh chứng của nhà trường năm học 2018-2019;

Trường THCS Phong Mỹ hướng dẫn một số nội dung  nhằm thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ năm học 2018-2019 như sau:

I. QUY ĐỊNH VỀ CÁC LOẠI HỒ SƠ (Ngoài việc đảm bảo các loại hồ sơ theo quy định của Công văn số 207/ PGD&ĐT ngày 22 tháng 8 năm 2016 của Phòng GD&ĐT Phong Điền V/v hướng dẫn các loại hồ sơ quản lí chuyên môn cấp tiểu học và trung học cơ sở năm học 2016-2017 cần lưu ý một số nội dung sau)

1. Hồ sơ giáo viên

- Kế hoạch tuần và sổ báo giảng được đóng thành tập cho cả năm học, giới hạn đến 20/5/2019.

- Các loại hồ sơ trên phải được lập biên bản giao nhận hồ sơ giữa văn thư với từng GV và lưu trữ theo biên bản. (Sổ chủ nhiệm được lưu tại văn thư)

2. Hồ sơ tổ chuyên môn

- Kế hoạch tháng, tuần được đóng theo tập từ tháng 8/2018 đến tháng 5/2019. Kế hoạch tháng phải có phần đánh giá việc thực hiện kế hoạch tháng trước và phải đảm bảo đúng thể thức văn bản quy định tại Thông tư 01 của Bộ Nội vụ.

- Đối với hồ sơ về công tác kiểm tra, đánh giá, xếp loại giáo viên được đóng thành tập theo thứ tự Hồ sơ TTTD, Hồ sơ thao giảng, Kiểm tra HSSS giáo viên. (có mẫu tổng hợp cho mỗi loại hồ sơ kèm theo)

- Đề kiểm tra định kỳ được đóng thành tập và lưu theo thứ tự ma trận, đề đề xuất (nếu có), đề chính thức, hướng dẫn chấm và đáp án. Hết môn này đến môn khác giữa các môn có bìa ghi “Lưu đề kiểm tra định kỳ môn, năm học 2018-2019”

- Hồ sơ thi đua được đóng thành tập gồm có: Bảng đăng ký thi đua đầu năm, kết quả bình xét thi đua học kỳ I, Kết quả bình xét thi đua cuối năm, các phiếu chấm điểm thi đua.

- Các loại hồ sơ trên phải được lập biên bản giao nhận hồ sơ giữa văn thư với từng GV và lưu trữ theo biên bản.

3. Hồ sơ của cán bộ quản lý

- Mục 3.3 Sổ theo dõi và kiểm tra chuyên môn của CBQL: Đối với Phó hiệu trưởng phải lưu đầy đủ các lần thay đổi phân công chuyên môn và thời khóa biểu, nêu rõ lý do thay đổi các nội dung trên được đóng thành tập.

4. Hồ sơ quản lí chung của nhà trường

- Kẹp lưu hồ sơ kiểm tra giáo viên được đóng thành tập gồm các bảng tổng hợp kết quả, các phiếu đánh giá như cấp tổ nhưng phải là bản gốc. (PHT thành lập)

5. Hồ sơ các đoàn thể và các bộ phận khác

- Chi bộ, Công đoàn, Chi đoàn, Liên đội thực hiện theo Điều lệ và các quy định của các tổ chức.

- Thư viện, Thiết bị, y tế, kế toán thực hiện theo quy định về nghiệp vụ và các văn bản liên quan. (Các bộ phận tự lập biên bản và bàn giao với Hiệu trưởng, riêng Kế toán tổng hợp và thành lập hồ sơ kiểm kê đến 31/5/2019)

II. CÔNG TÁC THU NỘP, LƯU TRỮ CÁC LOẠI HỒ SƠ

1.     Thời gian thu nộp

- Ngày 23/5/2019: Thu nộp hồ sơ cá nhân.

- Ngày 24/5/2019: Thu nộp hồ sơ tổ, Hồ sơ các bộ phận.

2.     Phân công nhiệm vụ

- Văn thư chuẩn bị đầy đủ biên bản để nhận hồ sơ cá nhân và hồ sơ tổ.

- Tổ trưởng CM, giáo viên và nhân viên thư viện, y tế, thiết bị chuẩn bị hồ sơ theo quy định nộp đúng thời gian.

- Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng chủ động kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ theo công việc đã được phân công tại Quyết định Số: 11/QĐ-THCS ngày 23 tháng 9 năm 2018 của Hiệu trưởng trường THCS Phong Mỹ V/v phân công nhiệm vụ cho cán bộ, giáo viên, nhân viên năm học 2018-2019.

- BCH các tổ chức đoàn thể, Giáo viên, TPT chủ động kiểm tra hoàn thiện hồ sơ lưu trữ theo quy định.

Nơi nhận:                                                                                     HIỆU TRƯỞNG                               

- Đăng tải web (thực hiện);                                                                  ( Đã ký)

- Lưu: VP.

                                                                                                    Mai Hồng Phi

Phụ lục 1

KẾT QUẢ KIỂM TRA TOÀN DIỆN NĂM HỌC 2018-2019

Phụ lục 2

KẾT QUẢ KIỂM TRA HSSS GIÁO VIÊN NĂM HỌC 2018-2019

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ GIÁO VIÊN

NĂM HỌC 2018-2019

XÁC NHẬN CỦA LÃNH ĐẠO TRƯỜNG

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TỔ CHUYÊN MÔN

NĂM HỌC 2018-2019

XÁC NHẬN CỦA LÃNH ĐẠO TRƯỜNG