QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ 

của trường THCS Phong Mỹ

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THCS PHONG MỸ

- Căn cứ Điều lệ trường trung học cơ sở, trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học được ban hành kèm theo Thông tư số: 12/2011/TT-BGDĐT ngày 28/3/2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 40/2018/QĐ-UBND ngày 02/7/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế về việc Ban hành “Quy chế về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế”;

- Theo yêu cầu thực hiện nhiệm vụ của nhà trường.

QUYẾT ĐỊNH:

 Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của trường THCS Phong Mỹ

Điều 2. Cán bộ Văn thư nhà trường, Toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên và người đứng đầu các tổ chức Hội, Đoàn thể thuộc trường THCS Phong Mỹ chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.  

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 01/11/2020./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

(Ban hành kèm theo Quyết định số     /QĐ-THCS,  ngày 26  tháng 10  năm 2020  của Hiệu Trưởng Trường THCS Phong Mỹ)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHƯNG

Điều 1. Phạm vi và đối tưọng áp dụng

Đối tượng áp dụng : Bộ phận Văn thư, CBGVNV trường THCS Phong Mỹ.

Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Trường THCS Phong Mỹ để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của nhà trường.

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ phận Văn thư trường THCS Phong Mỹ lập hồ sơ và giao đưa hồ sơ, tài liện vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Điều 2. Giái thích từ ngữ

1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Văn thư trường THCS Phong Mỹ bao gồm tất cả những quy định vê hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của trường THCS Phong Mỹ để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

2. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuvên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyến qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến nhà trường.

3. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do nhà trường phát hành.

4. Bản thảo văn bàn là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được trường THCS Phong Mỹ ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

6. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được trường THCS Phong Mỹ ban hành.

7. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

8. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của trường THCS Phong Mỹ thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

9.  Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Hiệu trưởng trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ

a) Tồ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với người làm công tác văn thư; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền,

c) Hàng năm, có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ nhà trường; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Trách nhiệm của tổ trưởng Văn phòng và nhân viên văn thư

a) Giúp Hiệu trưởng trong việc đề xuất ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến; theo dõi thời gian xử lý văn bản theo Quy chế làm việc của nhà trường, báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến, đi trong các buổi giao ban hàng tháng của cơ quan, tổ chức.

b) Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các tổ chức cá nhân của nhà trường.

c) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của nhà trường.

3. Trách nhiệm của tổ trưởng CM, trưởng các đoàn thể

- Có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của nhà trường về văn thư, lưu trữ.

- Theo dõi, giám sát tình hình thực hiện văn bản đến, đi và đôn đốc nhắc nhở về tình hình thực hiện văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu về tổ văn phòng.

4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân

- Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, hệ thống quản lý hồ sơ công việc và các quy định tại Quy chế này.

- Có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết. Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trừ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Trường THCS Phong Mỹ phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 5. Thể thức văn bản

1. Văn bản nhà trường: Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

2. Văn bản của Đảng, đoàn thể: Thực hiện theo hướng dẫn cơ quan quản lý cấp trên.

Điều 6. Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản được thực hiện như sau:

1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Trường giao cho Văn thư, người đứng đầu các tổ chức đoàn thể hoặc các cá nhân phụ trách các bộ phận soạn thảo văn bản.

2. Người được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thào văn bản;

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Trường tham khảo ý kiến của các bộ phận, đoàn thể trong đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bản

Điều 7. Duyệt dự thảo văn bản , sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Trường phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

3. Viêc duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt thực hiện trên môi trường mạng.

Điều 8. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, và chịu trách nhiệm về thề thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Trường và phải ký nhảy/tăt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Điều 9. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Trường

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Hiệu trưởng ký tất cả các văn bản do Trường ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

Mục 2

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 10. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Trường phải được quản lý tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

Điều 11. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơ quan, tồ chức phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 12. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nêu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

2. Đối với văn bản đến, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến).

3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Trường, Văn thư để xử lý.

4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.

Điều 13. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đãng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.

3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bào chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào số chuyển giao văn bản.

Điều 14. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến, các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Trường; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực theo Quy chế làm việc của nhà trường.

3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Hiệu trưởng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Phụ trách Văn thư có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Hiệu trưởng, về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến đê thông báo cho các bộ phận hoặc cá nhân liên quan.

Điều 15. Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản

Điều 16. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày ván bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giái quyết.

2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

Tất cả văn bản đi của nhà trường, các tổ chức đoàn thể được ghi số và ngày tháng theo hệ thống số chung của cơ quan, tố chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quỵ định khác.

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Điều 17. Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đãng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.

1. Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, Trường học phải quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

2. Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Thực hiện theo Điều 16 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Danh mục văn bản đi phải được in ra giấy và đóng sổ để quản lý.

Điều 18. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục ban hành văn bản

Văn thư tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

a) Lựa chọn bì;

b) Viết bì;

c) Vào bì và dán bì;

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bàn đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thê phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

b) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản

Điều 19. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư nhà trường và 01 bàn chính lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư nhà trường phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Việc lưu giữ, bảo quàn và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ cáo mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thu có trách nhiệm lập sổ theo dồi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thê của cơ quan, tổ chức.

Mục 3

LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HÒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

Điều 20. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tồ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách săp xêp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bồ sung nhũng văn bản, giây tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần đề trong hồ sơ;

Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Trường, đơn vị hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 21. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bàn cho Lưu trữ tại đơn vị biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Trường nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;

b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hường chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của nhà trường làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tố chức khác.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tải liệu

Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

3. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ tại đơn vị và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

Điều 22. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại Trường

1. Trách nhiệm của người Hiệu trưởng

Hàng năm Lãnh dạo Trường có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của trường; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đôi với các tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình

2. Trách nhiệm của Văn thư

a) Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc chỉ đạo, kiềm tra, hướng đẫn lập hồ sơ và giao nộp hô sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;

b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

Mục 4

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 23. Quản lý con dấu

1. Phụ trách Văn Thư chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý, sử dụng con dấu của Nhà trường, Hiệu trưởng có trách nhiệm việc quán lý vả sử dụng con dấu của nhà trường.

2. Các con dấu của Nhà trường, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường họp cần đưa con dấu ra khỏi Trường phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phái được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bẳn của người có thẩm quyền.

Điều 24. Sử dụng con dấu

1. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bàn của cơ quan, tổ chức (nêu rò tên cơ quan, tổ chức).

2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thầm quyền.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.